根据天气预报，近期长沙将出现严寒天气，湘雅三医院后勤办启动抗寒应急预案，持续关注天气变化，储备应急物资，随时应对突发状况。1月25日晚，天空开始持续降雪，后勤办例行巡查人员发现户外地面冰冻情况出现后，立即调配人员及物资，在院领导杨飞龙指挥下，对医院各个通道出入口及陡坡风口位置进行了撒盐和铺设麻袋防滑等应急措施保障院区通道通行正常。

26日清晨，后勤办组织科室所有工作人员及物业公司员工对各个通道进行巡查并调配除雪工具开始清理医院院区积雪，确保医院交通畅通。同时一条紧急招募志愿者的通知在全院通信群内转发，全院各职能部门工作人员及全院各条战线的青年志愿者100余人参与院区积雪清扫工作。

清除积雪开辟“安全通道”之后，后勤办及保卫等部门又组织物业、保安、泊车等外包公司对各个区域设立安全指引标示、铺设防滑地垫、拉起警示区安全线标注等方式确保患者及家属、临床一线工作人员的安全通行。